Giấy phép an toàn thực phẩm và công bố sản phẩm – Quy định, hồ sơ và thủ tục mới nhất

Giấy phép an toàn thực phẩm và công bố sản phẩm là hai thủ tục pháp lý quan trọng mà nhiều doanh nghiệp, cơ sở sản xuất và kinh doanh thực phẩm cần thực hiện trước khi đưa sản phẩm lưu thông trên thị trường. Mặc dù đều liên quan đến lĩnh vực an toàn thực phẩm nhưng đây là hai thủ tục có mục đích, điều kiện và hồ sơ hoàn toàn khác nhau. 

Hành trình pháp lý của một sản phẩm thực phẩm từ ý tưởng đến kệ hàng

Một sản phẩm thực phẩm không thể đi thẳng từ ý tưởng kinh doanh đến tay người tiêu dùng chỉ bằng công thức và bao bì đẹp. Để xuất hiện hợp pháp trên thị trường, sản phẩm cần trải qua một hành trình gồm nhiều bước kiểm soát về pháp lý, cơ sở sản xuất, chất lượng và trách nhiệm của doanh nghiệp.

Từ một ý tưởng như:

Làm một dòng bánh mới;

Sản xuất nước uống đóng chai;

Phát triển trà thảo mộc;

Kinh doanh thực phẩm đóng gói;

doanh nghiệp cần xây dựng nền tảng pháp lý trước khi đưa sản phẩm ra bán.

Hành trình cơ bản có thể hình dung:

Ý tưởng sản phẩm → Thành lập cơ sở → Hoàn thiện nhà xưởng → Đáp ứng điều kiện ATTP → Kiểm nghiệm → Công bố → Ghi nhãn → Kinh doanh → Duy trì kiểm soát

Mỗi bước là một “trạm kiểm tra” giúp doanh nghiệp giảm rủi ro khi mở rộng thị trường.

Bước 1. Thành lập doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh

Trước khi sản xuất hoặc kinh doanh thực phẩm, chủ thể cần xác định mô hình hoạt động phù hợp.

Có thể lựa chọn:

Hộ kinh doanh;

Công ty TNHH;

Công ty cổ phần;

Các loại hình doanh nghiệp khác.

Việc lựa chọn phụ thuộc vào:

Quy mô sản xuất;

Số lượng sản phẩm;

Kế hoạch mở rộng;

Khả năng huy động vốn;

Kênh phân phối dự kiến.

Ví dụ:

Một hộ gia đình làm bánh bán tại địa phương có thể lựa chọn hộ kinh doanh.

Trong khi đó, một doanh nghiệp xây dựng thương hiệu thực phẩm đóng gói, đưa vào siêu thị hoặc xuất khẩu thường cần mô hình doanh nghiệp để thuận lợi trong giao dịch.

Ngoài việc đăng ký chủ thể kinh doanh, cần lưu ý:

Ngành nghề đăng ký;

Địa điểm hoạt động;

Phạm vi kinh doanh.

Thông tin đăng ký cần phù hợp với hoạt động thực tế để tránh phát sinh điều chỉnh sau này.

Bước 2. Xây dựng cơ sở sản xuất

Sau khi xác định mô hình kinh doanh, doanh nghiệp cần chuẩn bị nơi tạo ra sản phẩm.

Một cơ sở sản xuất thực phẩm cần được thiết kế theo hướng kiểm soát rủi ro.

Các yếu tố cần quan tâm:

Mặt bằng sản xuất

Cần có:

Khu tiếp nhận nguyên liệu;

Khu sơ chế;

Khu chế biến;

Khu đóng gói;

Kho bảo quản.

Luồng sản xuất

Cần hạn chế giao cắt giữa:

Nguyên liệu đầu vào;

Sản phẩm đang chế biến;

Thành phẩm;

Chất thải.

Thiết bị sản xuất

Thiết bị cần:

Phù hợp công suất;

Dễ vệ sinh;

Không gây ảnh hưởng đến sản phẩm.

Khu vực phụ trợ

Bao gồm:

Khu vệ sinh;

Khu thay đồ;

Khu chứa dụng cụ;

Khu xử lý chất thải.

Một trong những sai lầm phổ biến là doanh nghiệp đầu tư máy móc trước nhưng không tính đến yêu cầu về bố trí nhà xưởng, dẫn đến phải sửa chữa khi chuẩn bị xin giấy phép.

Bước 3. Xin giấy phép an toàn thực phẩm

Giấy phép an toàn thực phẩm là cách gọi phổ biến của Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm đối với những cơ sở thuộc trường hợp phải cấp giấy chứng nhận.

Thủ tục này tập trung đánh giá:

Điều kiện nhà xưởng;

Thiết bị;

Nhân sự;

Quy trình sản xuất;

Vệ sinh;

Kiểm soát nguyên liệu.

Hồ sơ thường liên quan đến:

Đơn đề nghị cấp giấy chứng nhận;

Hồ sơ đăng ký kinh doanh;

Bản thuyết minh cơ sở vật chất;

Sơ đồ mặt bằng;

Quy trình sản xuất;

Hồ sơ nhân sự.

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền có thể tổ chức thẩm định thực tế tại cơ sở.

Điểm quan trọng:

Giấy phép ATTP xác nhận năng lực và điều kiện của nơi sản xuất, không phải là giấy chứng nhận cho từng sản phẩm.

Bước 4. Kiểm nghiệm sản phẩm

Sau khi có sản phẩm mẫu, doanh nghiệp cần đánh giá chất lượng thông qua kiểm nghiệm.

Mục đích của kiểm nghiệm:

Xác định sản phẩm có đáp ứng chỉ tiêu an toàn;

Có căn cứ xây dựng hồ sơ sản phẩm;

Kiểm soát chất lượng trước khi bán.

Các nhóm chỉ tiêu có thể bao gồm:

Vi sinh;

Hóa lý;

Kim loại nặng;

Chỉ tiêu đặc trưng của từng sản phẩm.

Ví dụ:

Nước uống đóng chai có thể cần kiểm soát các chỉ tiêu liên quan đến nước và vi sinh.

Bánh có thể cần kiểm soát các chỉ tiêu phù hợp với đặc tính sản phẩm.

Kết quả kiểm nghiệm là cơ sở kỹ thuật quan trọng trong quá trình công bố sản phẩm.

Bước 5. Công bố sản phẩm

Công bố sản phẩm là bước thể hiện trách nhiệm của doanh nghiệp đối với sản phẩm đưa ra thị trường.

Hồ sơ công bố thường thể hiện:

Tên sản phẩm;

Thành phần;

Thông tin tổ chức chịu trách nhiệm;

Chỉ tiêu chất lượng;

Thông tin liên quan khác.

Doanh nghiệp phải bảo đảm:

Thông tin công bố đúng với sản phẩm thực tế;

Nhãn sản phẩm thống nhất;

Hồ sơ kiểm nghiệm phù hợp.

Công bố sản phẩm không thay thế giấy phép ATTP.

Hai thủ tục này giải quyết hai vấn đề khác nhau:

Giấy phép ATTP → cơ sở sản xuất có đủ điều kiện không.

Công bố sản phẩm → sản phẩm được đưa ra thị trường như thế nào.

Bước 6. In nhãn hàng hóa

Sau khi hoàn thiện hồ sơ sản phẩm, doanh nghiệp cần xây dựng nhãn đúng quy định.

Nhãn thực phẩm thường cần thể hiện:

Tên sản phẩm;

Thành phần;

Khối lượng hoặc thể tích;

Ngày sản xuất;

Hạn sử dụng;

Hướng dẫn bảo quản;

Tên và địa chỉ đơn vị chịu trách nhiệm.

Một số lỗi thường gặp:

Nhãn khác với hồ sơ công bố;

Thiếu thông tin bắt buộc;

Ghi công dụng quá mức;

Sử dụng nội dung gây hiểu nhầm.

Nhãn không chỉ là công cụ marketing mà còn là căn cứ để người tiêu dùng nhận diện và truy xuất sản phẩm.

Bước 7. Đưa sản phẩm ra thị trường

Khi đã hoàn thiện các điều kiện cần thiết, doanh nghiệp có thể triển khai bán hàng qua:

Cửa hàng;

Đại lý;

Siêu thị;

Nhà hàng;

Sàn thương mại điện tử;

Kênh xuất khẩu.

Tuy nhiên, trước khi mở rộng phân phối, doanh nghiệp nên chuẩn bị:

Hồ sơ sản phẩm;

Hồ sơ nguyên liệu;

Quy trình sản xuất;

Quy trình xử lý khiếu nại;

Hồ sơ truy xuất.

Đặc biệt với các đối tác lớn, việc chứng minh năng lực quản lý chất lượng thường quan trọng không kém giá bán.

Bước 8. Kiểm tra và duy trì điều kiện sau cấp phép

Giấy phép không có nghĩa là doanh nghiệp có thể bỏ qua việc kiểm soát sau đó.

Trong quá trình hoạt động, cơ sở cần duy trì:

Vệ sinh nhà xưởng;

Bảo trì thiết bị;

Kiểm soát nguyên liệu;

Đào tạo nhân viên;

Lưu hồ sơ sản xuất.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần cập nhật khi có thay đổi:

Công thức;

Địa điểm;

Dây chuyền;

Bao bì;

Quy mô sản xuất.

Duy trì tốt điều kiện sau cấp phép giúp doanh nghiệp giảm rủi ro khi thanh tra hoặc mở rộng thị trường.

“Hai tấm vé thông hành” mà doanh nghiệp thường nhầm lẫn

Trong lĩnh vực thực phẩm, hai thuật ngữ thường được nhắc đến cùng nhau là:

Giấy phép an toàn thực phẩm;

Công bố sản phẩm.

Nhiều doanh nghiệp nghĩ rằng chỉ cần có một trong hai là đủ, nhưng thực tế mỗi loại hồ sơ có chức năng riêng.

Giấy phép an toàn thực phẩm là gì?

Giấy phép ATTP tập trung vào điều kiện của cơ sở sản xuất.

Nội dung đánh giá gồm:

Nhà xưởng;

Thiết bị;

Người lao động;

Quy trình;

Điều kiện vệ sinh.

Nó trả lời câu hỏi:

“Nơi này có đủ điều kiện sản xuất thực phẩm không?”

Công bố sản phẩm là gì?

Công bố sản phẩm tập trung vào sản phẩm cụ thể được đưa ra thị trường.

Nội dung liên quan:

Thành phần;

Chỉ tiêu;

Thông tin sản phẩm;

Trách nhiệm của doanh nghiệp.

Nó trả lời câu hỏi:

“Doanh nghiệp chịu trách nhiệm như thế nào về sản phẩm này?”

Hai thủ tục có thay thế cho nhau không?

Câu trả lời là không.

Có giấy phép ATTP không đồng nghĩa sản phẩm đã hoàn thành hồ sơ công bố.

Ngược lại, có hồ sơ công bố không có nghĩa cơ sở sản xuất đã đáp ứng điều kiện.

Ví dụ:

Một nhà máy có giấy phép ATTP nhưng sản phẩm mới chưa hoàn thiện hồ sơ cần thiết thì chưa nên đưa ra thị trường.

Khi nào cần cả hai?

Thông thường, doanh nghiệp sản xuất thực phẩm đóng gói đưa ra thị trường cần quan tâm đồng thời:

Điều kiện cơ sở;

Hồ sơ sản phẩm.

Đặc biệt với:

Thực phẩm đóng chai;

Bánh đóng gói;

Trà;

Thực phẩm chế biến;

Sản phẩm bán trong siêu thị.

Khi nào chỉ cần một trong hai?

Điều này phụ thuộc vào:

Loại sản phẩm;

Vai trò của cơ sở;

Mô hình kinh doanh;

Quy định áp dụng.

Ví dụ:

Một đơn vị chỉ phân phối sản phẩm đã được sản xuất và công bố bởi đơn vị khác có thể có nghĩa vụ khác với nhà sản xuất.

Do đó cần xác định đúng vị trí của mình trong chuỗi cung ứng.

Bản đồ quyết định: Doanh nghiệp của bạn cần thực hiện thủ tục nào?

Cơ sở sản xuất thực phẩm

Nếu doanh nghiệp trực tiếp:

Chế biến;

Sản xuất;

Đóng gói;

cần xem xét:

Điều kiện ATTP;

Hồ sơ sản phẩm;

Kiểm nghiệm;

Công bố.

Cơ sở đóng gói thực phẩm

Nếu doanh nghiệp chỉ thực hiện:

Chia nhỏ;

Đóng gói;

Dán nhãn;

cần xác định trách nhiệm pháp lý đối với sản phẩm.

Doanh nghiệp nhập khẩu thực phẩm

Cần quan tâm đến:

Hồ sơ nhập khẩu;

Kiểm tra chất lượng;

Nhãn phụ;

Trách nhiệm của nhà nhập khẩu.

Hộ kinh doanh thực phẩm

Cần đánh giá:

Có sản xuất hay chỉ bán;

Quy mô hoạt động;

Loại sản phẩm kinh doanh.

Không nên chỉ dựa vào hình thức hộ kinh doanh để kết luận nghĩa vụ.

Nhà hàng, quán ăn

Mô hình này tập trung vào:

Chế biến món ăn;

Điều kiện bếp;

Vệ sinh;

Nguyên liệu.

Nếu có sản xuất sản phẩm đóng gói riêng cần đánh giá thêm thủ tục liên quan.

Cơ sở kinh doanh thực phẩm

Nếu chỉ mua bán lại sản phẩm đã hoàn thiện cần xác định:

Vai trò phân phối;

Điều kiện bảo quản;

Truy xuất nguồn gốc.

Gia công OEM

Cần làm rõ:

Ai sản xuất;

Ai đứng tên sản phẩm;

Ai chịu trách nhiệm chất lượng;

Hợp đồng giữa các bên.

Doanh nghiệp FDI

Doanh nghiệp có vốn nước ngoài cần xem xét thêm:

Điều kiện đầu tư;

Thành lập doanh nghiệp;

Ngành nghề;

Điều kiện kinh doanh thực phẩm;

Hồ sơ chuyên ngành.

Một doanh nghiệp thực phẩm muốn hoạt động bền vững cần nhìn toàn bộ quá trình như một “bản đồ pháp lý”, thay vì chỉ xử lý từng giấy tờ riêng lẻ khi phát sinh nhu cầu.

So sánh toàn diện giấy phép ATTP và công bố sản phẩm

Giấy phép an toàn thực phẩm và công bố sản phẩm là hai thủ tục quan trọng trong quá trình đưa thực phẩm ra thị trường. Tuy nhiên, hai loại hồ sơ này kiểm soát hai vấn đề khác nhau: một bên đánh giá điều kiện của cơ sở sản xuất, một bên chứng minh tính hợp pháp và an toàn của sản phẩm.

Doanh nghiệp cần hiểu rõ sự khác biệt để tránh tình trạng có nhà xưởng đạt chuẩn nhưng sản phẩm chưa đủ hồ sơ lưu hành hoặc ngược lại.

Khác nhau về đối tượng áp dụng

Giấy phép ATTP áp dụng đối với cơ sở sản xuất, kinh doanh thực phẩm. Cơ quan quản lý sẽ xem xét các yếu tố liên quan đến nơi sản xuất như:

Nhà xưởng.

Thiết bị.

Quy trình vận hành.

Điều kiện vệ sinh.

Nhân sự trực tiếp sản xuất.

Trong khi đó, công bố sản phẩm áp dụng đối với từng sản phẩm cụ thể.

Một doanh nghiệp có thể chỉ có một cơ sở sản xuất nhưng phải thực hiện hồ sơ công bố riêng cho nhiều sản phẩm khác nhau như bánh kẹo, nước giải khát, cà phê hoặc thực phẩm chế biến.

Khác nhau về mục đích quản lý

Giấy phép ATTP nhằm chứng minh cơ sở đáp ứng điều kiện để hoạt động sản xuất thực phẩm.

Nội dung trọng tâm gồm:

Cơ sở có phù hợp không.

Thiết bị có đáp ứng không.

Quy trình có kiểm soát không.

Nhân viên có đủ điều kiện không.

Công bố sản phẩm nhằm chứng minh sản phẩm cụ thể được phép lưu hành.

Cơ quan quản lý quan tâm đến:

Thành phần sản phẩm.

Chỉ tiêu an toàn.

Nhãn hàng hóa.

Tiêu chuẩn áp dụng.

Vì vậy, giấy phép ATTP không thay thế cho công bố sản phẩm và công bố sản phẩm cũng không thay thế cho điều kiện sản xuất.

Khác nhau về hồ sơ

Hồ sơ xin giấy phép ATTP tập trung vào cơ sở vật chất và năng lực sản xuất.

Các nhóm tài liệu thường gồm:

Hồ sơ pháp lý của cơ sở.

Bản thuyết minh điều kiện nhà xưởng.

Sơ đồ mặt bằng.

Quy trình sản xuất.

Danh mục thiết bị.

Hồ sơ nhân sự.

Trong khi đó, hồ sơ công bố sản phẩm tập trung vào sản phẩm lưu hành trên thị trường.

Bao gồm:

Phiếu kiểm nghiệm.

Thành phần sản phẩm.

Nhãn hàng hóa.

Tiêu chuẩn chất lượng.

Tài liệu chứng minh nguồn gốc, chất lượng.

Khác nhau về kiểm nghiệm

Đối với giấy phép ATTP, trọng tâm là đánh giá điều kiện sản xuất nên kiểm nghiệm sản phẩm không phải lúc nào cũng là nội dung chính trong bộ hồ sơ.

Đối với công bố sản phẩm, phiếu kiểm nghiệm thường là tài liệu quan trọng để chứng minh sản phẩm đáp ứng yêu cầu an toàn.

Chỉ tiêu kiểm nghiệm cần phù hợp với:

Nhóm thực phẩm.

Thành phần sản phẩm.

Quy định kỹ thuật áp dụng.

Khác nhau về thẩm định thực tế

Giấy phép ATTP thường gắn với hoạt động kiểm tra thực tế tại cơ sở.

Đoàn thẩm định có thể kiểm tra:

Khu sản xuất.

Kho nguyên liệu.

Thiết bị.

Điều kiện vệ sinh.

Hồ sơ vận hành.

Đối với công bố sản phẩm, phần lớn được thực hiện dựa trên hồ sơ doanh nghiệp cung cấp, không phải lúc nào cũng có bước kiểm tra trực tiếp tại cơ sở.

Khác nhau về thời điểm thực hiện

Giấy phép ATTP thường được chuẩn bị trước khi cơ sở đi vào hoạt động sản xuất hoặc trong quá trình đáp ứng điều kiện hoạt động theo quy định.

Công bố sản phẩm cần hoàn thiện trước khi sản phẩm được đưa ra lưu thông trên thị trường.

Lộ trình phù hợp thường là:

Chuẩn bị cơ sở → Hoàn thiện điều kiện ATTP → Kiểm nghiệm sản phẩm → Thực hiện công bố → Kinh doanh sản phẩm

Nếu thiếu một trong hai, điều gì sẽ xảy ra?

Việc thiếu giấy phép ATTP hoặc thiếu hồ sơ công bố sản phẩm đều có thể tạo ra rủi ro trong quá trình sản xuất, kinh doanh và khi cơ quan chức năng kiểm tra.

Có giấy phép ATTP nhưng chưa công bố sản phẩm

Trường hợp này, cơ sở đã chứng minh được điều kiện sản xuất nhưng sản phẩm chưa hoàn thiện thủ tục để lưu hành.

Một số rủi ro có thể gặp:

Sản phẩm chưa có đầy đủ hồ sơ pháp lý.

Khó đưa hàng vào siêu thị, chuỗi phân phối.

Có thể bị yêu cầu bổ sung hồ sơ khi kiểm tra.

Giấy phép ATTP chỉ chứng minh cơ sở đủ điều kiện sản xuất, không chứng minh từng sản phẩm đã hoàn thành thủ tục lưu hành.

Có công bố nhưng chưa có giấy phép ATTP

Trường hợp sản phẩm đã có hồ sơ công bố nhưng cơ sở sản xuất chưa đáp ứng điều kiện thực tế cũng tiềm ẩn rủi ro.

Cơ quan kiểm tra có thể đánh giá:

Nhà xưởng.

Thiết bị.

Vệ sinh sản xuất.

Nguồn nguyên liệu.

Quy trình vận hành.

Một sản phẩm có hồ sơ công bố đầy đủ nhưng được sản xuất tại cơ sở không bảo đảm điều kiện vẫn có thể bị xử lý.

Không có cả hai

Đây là tình trạng rủi ro cao nhất.

Cơ sở có thể gặp khó khăn khi:

Sản xuất và kinh doanh sản phẩm.

Làm việc với đối tác.

Đưa hàng vào hệ thống phân phối.

Khi bị thanh tra, kiểm tra.

Ngoài rủi ro pháp lý, doanh nghiệp còn có thể ảnh hưởng đến uy tín thương hiệu.

Công bố sai nhóm sản phẩm

Một lỗi phổ biến là xác định sai bản chất sản phẩm dẫn đến thực hiện sai thủ tục.

Ví dụ:

Đặt tên sản phẩm không phù hợp với thành phần.

Áp dụng sai tiêu chuẩn.

Chọn sai chỉ tiêu kiểm nghiệm.

Khai báo không đúng nhóm thực phẩm.

Khi phát hiện sai, doanh nghiệp có thể phải sửa đổi hoặc thực hiện lại hồ sơ.

Hồ sơ hết hiệu lực

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp cần thường xuyên rà soát hồ sơ khi có thay đổi như:

Địa điểm sản xuất.

Công thức sản phẩm.

Bao bì.

Nhãn hàng hóa.

Nhà sản xuất.

Việc sử dụng hồ sơ không còn phù hợp có thể gây khó khăn khi hậu kiểm.

Góc nhìn của đoàn thanh tra: Họ kiểm tra những gì?

Khi kiểm tra cơ sở thực phẩm, đoàn thanh tra thường đánh giá toàn bộ chuỗi từ pháp lý, sản xuất đến lưu thông sản phẩm.

Hồ sơ pháp lý của cơ sở

Đoàn kiểm tra:

Giấy đăng ký doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh.

Ngành nghề hoạt động.

Địa điểm sản xuất.

Thông tin chủ cơ sở.

Mục tiêu là xác định cơ sở hoạt động đúng phạm vi đăng ký.

Giấy phép ATTP

Nội dung được xem xét gồm:

Cơ sở có thuộc diện phải có giấy phép hay không.

Thông tin trên giấy phép có đúng thực tế.

Điều kiện sau cấp phép có được duy trì không.

Hồ sơ công bố

Đoàn kiểm tra:

Sản phẩm đã được công bố đúng chưa.

Thông tin trên hồ sơ có thống nhất với nhãn không.

Thành phần có phù hợp thực tế không.

Phiếu kiểm nghiệm

Phiếu kiểm nghiệm được xem xét về:

Sản phẩm được kiểm nghiệm.

Chỉ tiêu kiểm nghiệm.

Kết quả đạt yêu cầu.

Sự phù hợp với sản phẩm đang bán.

Nhãn hàng hóa

Nội dung thường được kiểm tra:

Tên sản phẩm.

Thành phần.

Hạn sử dụng.

Hướng dẫn bảo quản.

Thông tin đơn vị chịu trách nhiệm.

Hồ sơ truy xuất nguồn gốc

Cơ sở cần chứng minh khả năng truy xuất:

Nguyên liệu nhập từ đâu.

Sản xuất thời điểm nào.

Lô hàng nào đã xuất bán.

Điều kiện sản xuất

Đoàn đánh giá:

Nhà xưởng.

Máy móc.

Dụng cụ.

Quy trình vệ sinh.

Kiểm soát côn trùng.

Điều kiện bảo quản

Kiểm tra:

Kho nguyên liệu.

Kho thành phẩm.

Nhiệt độ.

Cách sắp xếp hàng hóa.

Nhật ký sản xuất

Bao gồm:

Ngày sản xuất.

Người thực hiện.

Số lượng sản phẩm.

Tình trạng sản xuất.

Hồ sơ nhân sự

Kiểm tra:

Hồ sơ sức khỏe.

Tập huấn kiến thức ATTP.

Phân công trách nhiệm trong sản xuất.

Hồ sơ xin giấy phép ATTP gồm những gì?

Hồ sơ xin giấy phép ATTP tập trung chứng minh cơ sở có đủ điều kiện sản xuất thực phẩm an toàn.

Đơn đề nghị

Là văn bản đề nghị cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện ATTP của cơ sở.

Giấy đăng ký doanh nghiệp

Chứng minh cơ sở hoạt động hợp pháp và có ngành nghề phù hợp.

Bản thuyết minh cơ sở vật chất

Mô tả:

Quy mô sản xuất.

Khu vực chức năng.

Điều kiện vệ sinh.

Thiết bị.

Sơ đồ mặt bằng

Thể hiện:

Khu sản xuất.

Kho.

Luồng nguyên liệu.

Luồng thành phẩm.

Quy trình sản xuất

Mô tả các bước từ nguyên liệu đầu vào đến sản phẩm hoàn thiện.

Danh mục thiết bị

Bao gồm:

Tên thiết bị.

Số lượng.

Công dụng.

Tình trạng sử dụng.

Giấy khám sức khỏe

Áp dụng đối với người trực tiếp tham gia sản xuất thực phẩm.

Giấy xác nhận tập huấn ATTP

Chứng minh nhân viên có kiến thức về:

Vệ sinh cá nhân.

Kiểm soát thực phẩm.

Quy trình sản xuất an toàn.

Hồ sơ công bố sản phẩm gồm những gì?

Hồ sơ công bố sản phẩm tập trung chứng minh sản phẩm đáp ứng yêu cầu an toàn và đủ điều kiện lưu hành.

Phiếu kiểm nghiệm

Là căn cứ đánh giá các chỉ tiêu an toàn của sản phẩm.

Bản tự công bố sản phẩm

Thể hiện:

Tên sản phẩm.

Thành phần.

Chỉ tiêu chất lượng.

Cam kết của doanh nghiệp.

Bản công bố sản phẩm (nếu thuộc diện đăng ký)

Một số nhóm sản phẩm thuộc trường hợp phải đăng ký bản công bố thay vì tự công bố.

Nhãn sản phẩm

Nhãn phải thống nhất với hồ sơ về:

Tên sản phẩm.

Thành phần.

Nhà sản xuất.

Hạn sử dụng.

Mẫu nhãn

Được sử dụng để đối chiếu thông tin sản phẩm trước khi lưu hành.

Giấy chứng nhận lưu hành tự do (đối với hàng nhập khẩu khi cần)

Đối với sản phẩm nhập khẩu, doanh nghiệp có thể cần bổ sung tài liệu chứng minh sản phẩm được phép lưu hành tại nước xuất khẩu.

Hồ sơ chứng minh chất lượng

Bao gồm các tài liệu như:

Tiêu chuẩn sản phẩm.

Hồ sơ nguyên liệu.

Tài liệu kỹ thuật.

Hồ sơ kiểm soát chất lượng.

Nhóm hồ sơ này giúp doanh nghiệp chứng minh tính minh bạch và sẵn sàng khi cơ quan chức năng thực hiện hậu kiểm.

Quy trình xử lý của cơ quan nhà nước diễn ra như thế nào?

Quy trình xử lý hồ sơ liên quan đến giấy phép ATTP và công bố sản phẩm thường trải qua nhiều bước khác nhau tùy theo loại thủ tục. Doanh nghiệp cần hiểu rõ từng giai đoạn để chuẩn bị đúng hồ sơ, hạn chế tình trạng bị yêu cầu sửa đổi hoặc kéo dài thời gian thực hiện.

Tiếp nhận hồ sơ

Sau khi doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ tài liệu, hồ sơ sẽ được nộp đến cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận.

Ở bước này, cơ quan xử lý sẽ ghi nhận:

Thông tin doanh nghiệp;

Loại sản phẩm;

Nội dung đề nghị giải quyết;

Thành phần hồ sơ gửi kèm.

Việc chuẩn bị hồ sơ đúng ngay từ đầu giúp giảm thời gian xử lý và tránh phát sinh nhiều lần bổ sung.

Kiểm tra hồ sơ

Sau khi tiếp nhận, cơ quan nhà nước sẽ kiểm tra tính đầy đủ và phù hợp của hồ sơ.

Các nội dung thường được rà soát gồm:

Thông tin tổ chức, cá nhân;

Tên sản phẩm;

Thành phần sản phẩm;

Kết quả kiểm nghiệm;

Giấy tờ pháp lý liên quan;

Sự thống nhất giữa các tài liệu.

Những hồ sơ có thông tin không đồng nhất thường là nguyên nhân dẫn đến việc phải chỉnh sửa.

Yêu cầu bổ sung

Nếu hồ sơ chưa đáp ứng yêu cầu, cơ quan tiếp nhận sẽ thông báo nội dung cần bổ sung hoặc điều chỉnh.

Một số lỗi phổ biến:

Thiếu phiếu kiểm nghiệm;

Sai tên sản phẩm;

Thiếu thông tin trên nhãn;

Hồ sơ pháp lý chưa đầy đủ;

Chỉ tiêu kiểm nghiệm chưa phù hợp.

Doanh nghiệp cần xử lý đúng nội dung được yêu cầu thay vì bổ sung tài liệu không liên quan.

Thẩm định (đối với giấy phép ATTP)

Đối với thủ tục cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện an toàn thực phẩm, sau khi hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền có thể tổ chức đoàn thẩm định thực tế tại cơ sở.

Nội dung kiểm tra thường gồm:

Nhà xưởng;

Thiết bị;

Nguồn nước;

Nguyên liệu;

Nhân sự;

Quy trình sản xuất;

Hồ sơ quản lý nội bộ.

Kết quả thẩm định là căn cứ để xem xét việc cấp giấy chứng nhận.

Tiếp nhận công bố

Đối với thủ tục tự công bố sản phẩm, doanh nghiệp thực hiện việc công khai thông tin sản phẩm theo quy định.

Hồ sơ công bố cần thể hiện rõ:

Tên sản phẩm;

Thành phần;

Chỉ tiêu chất lượng;

Thông tin đơn vị chịu trách nhiệm;

Quy cách đóng gói.

Doanh nghiệp chịu trách nhiệm về tính chính xác của toàn bộ nội dung đã công bố.

Đăng tải thông tin

Sau khi thực hiện công bố theo quy định, thông tin sản phẩm được tiếp nhận và lưu trữ theo cơ chế quản lý tương ứng.

Doanh nghiệp cần lưu giữ đầy đủ hồ sơ để phục vụ:

Kiểm tra sau công bố;

Truy xuất nguồn gốc;

Giải trình khi có yêu cầu.

Những nhóm sản phẩm phải đặc biệt lưu ý

Không phải tất cả sản phẩm thực phẩm đều áp dụng cùng một cách quản lý. Một số nhóm sản phẩm có tính chất đặc thù, yêu cầu kiểm soát hồ sơ, chỉ tiêu kiểm nghiệm hoặc thủ tục công bố chặt chẽ hơn.

Thực phẩm bảo vệ sức khỏe

Đây là nhóm sản phẩm có yêu cầu quản lý đặc biệt do liên quan đến công dụng hỗ trợ sức khỏe.

Doanh nghiệp cần lưu ý:

Thành phần hoạt chất;

Hồ sơ nguyên liệu;

Nội dung quảng cáo;

Công dụng được công bố.

Các thông tin giới thiệu sản phẩm cần phù hợp với hồ sơ pháp lý.

Thực phẩm dinh dưỡng

Nhóm thực phẩm dinh dưỡng thường cần kiểm soát kỹ về:

Thành phần dinh dưỡng;

Đối tượng sử dụng;

Chỉ tiêu chất lượng;

Nội dung ghi nhãn.

Doanh nghiệp cần tránh sử dụng thông tin gây hiểu nhầm về công dụng sản phẩm.

Phụ gia thực phẩm

Phụ gia thực phẩm cần kiểm soát:

Loại phụ gia;

Mục đích sử dụng;

Hàm lượng;

Nguồn gốc.

Việc sử dụng phụ gia không phù hợp có thể ảnh hưởng đến tính hợp pháp của sản phẩm.

Nước giải khát

Nhóm nước giải khát cần quan tâm đến:

Nguồn nước;

Quy trình xử lý;

Bao bì;

Kiểm soát vi sinh;

Điều kiện bảo quản.

Đặc biệt với sản phẩm đóng chai, hệ thống sản xuất và vệ sinh thiết bị là yếu tố quan trọng.

Bánh kẹo

Bánh kẹo có nhiều nhóm sản phẩm khác nhau nên cần kiểm soát theo đặc tính từng loại.

Các yếu tố cần chú ý:

Nguyên liệu;

Phụ gia;

Độ ẩm;

Bảo quản;

Hạn sử dụng.

Gia vị

Gia vị cần kiểm soát:

Nguồn nguyên liệu;

Hàm lượng thành phần;

Chỉ tiêu hóa lý;

Bao bì bảo quản.

Thực phẩm đông lạnh

Nhóm sản phẩm này có yêu cầu cao về chuỗi lạnh.

Doanh nghiệp cần kiểm soát:

Nhiệt độ bảo quản;

Kho lạnh;

Vận chuyển;

Thời gian rã đông.

Sản phẩm nhập khẩu

Sản phẩm nhập khẩu cần lưu ý thêm về:

Hồ sơ nhà sản xuất nước ngoài;

Nhãn phụ;

Chứng từ liên quan;

Tính phù hợp của hồ sơ kỹ thuật.

20 sai lầm khiến doanh nghiệp mất nhiều thời gian và chi phí

Nhiều doanh nghiệp mất thêm thời gian không phải do thủ tục phức tạp mà do chuẩn bị sai ngay từ đầu. Việc hiểu rõ các lỗi thường gặp giúp doanh nghiệp chủ động hơn khi thực hiện.

Xin công bố trước khi có kết quả kiểm nghiệm

Phiếu kiểm nghiệm là căn cứ kỹ thuật quan trọng để hoàn thiện hồ sơ công bố.

Việc công bố khi chưa có kết quả phù hợp dễ dẫn đến thiếu cơ sở chứng minh sản phẩm.

Nhầm giữa tự công bố và đăng ký bản công bố

Hai thủ tục này áp dụng cho các nhóm sản phẩm khác nhau.

Nhầm lẫn thủ tục có thể khiến doanh nghiệp chuẩn bị sai hồ sơ và phải thực hiện lại.

Không xin giấy phép ATTP trước khi sản xuất

Một số cơ sở bắt đầu sản xuất, kinh doanh trước khi hoàn thiện điều kiện ATTP.

Điều này làm tăng rủi ro bị xử lý và gặp khó khăn khi hợp tác với đối tác lớn.

Hồ sơ nhân sự chưa đầy đủ

Thiếu hồ sơ sức khỏe, đào tạo kiến thức ATTP hoặc danh sách nhân viên có thể khiến hồ sơ bị đánh giá chưa hoàn chỉnh.

Kiểm nghiệm không đúng chỉ tiêu

Việc lựa chọn thiếu chỉ tiêu hoặc không phù hợp với sản phẩm khiến kết quả kiểm nghiệm không đáp ứng yêu cầu hồ sơ.

Nhãn hàng hóa sai quy định

Sai thông tin nhãn có thể phát sinh khi:

Thiếu nội dung bắt buộc;

Ghi sai thành phần;

Không thống nhất với hồ sơ công bố.

Không lưu hồ sơ sau công bố

Doanh nghiệp cần lưu hồ sơ để phục vụ hậu kiểm, truy xuất và giải trình khi cần thiết.

Thay đổi thành phần nhưng không công bố lại

Mọi thay đổi ảnh hưởng đến bản chất sản phẩm cần được đánh giá trước khi đưa ra thị trường.

Thay đổi địa điểm sản xuất nhưng không cập nhật giấy phép

Giấy phép ATTP gắn với điều kiện thực tế của cơ sở nên khi thay đổi địa điểm cần rà soát thủ tục phù hợp.

Không duy trì điều kiện ATTP sau cấp phép

Sau khi được cấp giấy phép, doanh nghiệp vẫn phải duy trì:

Vệ sinh nhà xưởng;

Kiểm soát nguyên liệu;

Hồ sơ sản xuất;

Kiểm nghiệm định kỳ.

Chi phí thực hiện giấy phép ATTP và công bố sản phẩm gồm những khoản nào?

Chi phí thực hiện phụ thuộc vào loại sản phẩm, quy mô cơ sở và mức độ hoàn thiện hiện tại. Doanh nghiệp cần dự trù nhiều khoản khác nhau thay vì chỉ tính riêng chi phí nộp hồ sơ.

Lệ phí nhà nước

Bao gồm các khoản phí liên quan đến việc tiếp nhận, thẩm định và xử lý thủ tục theo quy định.

Chi phí kiểm nghiệm

Chi phí kiểm nghiệm phụ thuộc vào:

Nhóm sản phẩm;

Số lượng chỉ tiêu;

Phương pháp phân tích;

Đơn vị thực hiện.

Chi phí khám sức khỏe

Nhân sự trực tiếp sản xuất cần thực hiện khám sức khỏe theo yêu cầu áp dụng.

Chi phí tập huấn kiến thức ATTP

Bao gồm chi phí đào tạo, tài liệu và hồ sơ chứng minh nhân sự đã được hướng dẫn.

Chi phí cải tạo cơ sở

Nếu nhà xưởng chưa đáp ứng yêu cầu, doanh nghiệp có thể phát sinh chi phí:

Sửa chữa mặt bằng;

Phân khu sản xuất;

Bổ sung thiết bị;

Cải thiện vệ sinh.

Chi phí tư vấn hồ sơ

Doanh nghiệp có thể thuê đơn vị hỗ trợ:

Khảo sát điều kiện;

Chuẩn bị hồ sơ;

Rà soát pháp lý;

Hướng dẫn thẩm định.

Chi phí thiết kế nhãn

Bao gồm:

Thiết kế bao bì;

Rà soát nội dung nhãn;

Điều chỉnh thông tin theo hồ sơ sản phẩm.

Một bộ hồ sơ đúng ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp giảm chi phí phát sinh do sửa đổi, kiểm nghiệm lại hoặc thực hiện lại thủ tục.

Những câu hỏi được tìm kiếm nhiều nhất

Xin giấy phép ATTP trước hay công bố sản phẩm trước?

Giấy phép ATTP và công bố sản phẩm là hai thủ tục có mục đích khác nhau.

Thông thường, doanh nghiệp cần xác định mô hình sản xuất, hoàn thiện điều kiện cơ sở và các hồ sơ pháp lý liên quan trước khi đưa sản phẩm ra thị trường.

Trình tự thực hiện cần căn cứ vào:

Loại sản phẩm.

Mô hình kinh doanh.

Điều kiện cơ sở sản xuất.

Yêu cầu quản lý áp dụng.

Việc chuẩn bị đúng thứ tự giúp tránh tình trạng có hồ sơ sản phẩm nhưng cơ sở chưa đủ điều kiện sản xuất.

Có giấy phép ATTP rồi có cần công bố sản phẩm không?

Có giấy phép ATTP không đồng nghĩa với việc sản phẩm đã hoàn tất thủ tục lưu hành.

Giấy phép ATTP xác nhận điều kiện của cơ sở sản xuất, còn công bố sản phẩm nhằm xác nhận thông tin và chất lượng của từng sản phẩm cụ thể.

Doanh nghiệp cần rà soát sản phẩm của mình có thuộc trường hợp phải tự công bố hoặc đăng ký bản công bố hay không.

Hộ kinh doanh có phải công bố sản phẩm không?

Hộ kinh doanh sản xuất thực phẩm vẫn có thể phải thực hiện thủ tục công bố sản phẩm nếu sản phẩm thuộc nhóm bắt buộc.

Việc xác định nghĩa vụ không dựa hoàn toàn vào loại hình doanh nghiệp mà phụ thuộc vào:

Nhóm sản phẩm.

Thành phần.

Hình thức kinh doanh.

Quy định quản lý từng thời kỳ.

Bao lâu được cấp giấy phép ATTP?

Thời gian cấp giấy phép ATTP phụ thuộc vào nhiều yếu tố:

Hồ sơ có đầy đủ hay không.

Cơ sở vật chất đã đáp ứng chưa.

Lịch thẩm định của cơ quan chức năng.

Khả năng khắc phục sau kiểm tra.

Nếu cơ sở chuẩn bị tốt ngay từ đầu, thời gian xử lý thường được rút ngắn hơn.

Tự công bố sản phẩm mất bao lâu?

Thời gian chuẩn bị hồ sơ tự công bố phụ thuộc vào:

Việc hoàn thành kiểm nghiệm.

Mức độ đầy đủ của thông tin sản phẩm.

Tình trạng nhãn hàng hóa.

Hồ sơ kỹ thuật hiện có.

Sản phẩm càng phức tạp thì thời gian rà soát càng nhiều.

Công bố sản phẩm có thời hạn không?

Hồ sơ công bố sản phẩm thường gắn với sản phẩm cụ thể và thông tin doanh nghiệp đã công bố.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cần cập nhật hoặc thực hiện lại thủ tục khi có thay đổi quan trọng như:

Công thức sản phẩm.

Thành phần.

Quy cách.

Thông tin ảnh hưởng đến bản chất sản phẩm.

Giấy phép ATTP có thời hạn bao lâu?

Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm có thời hạn theo quy định hiện hành.

Trong thời gian giấy phép còn hiệu lực, doanh nghiệp vẫn phải duy trì:

Điều kiện nhà xưởng.

Thiết bị.

Nhân sự.

Quy trình vệ sinh.

Hồ sơ quản lý.

Một giấy phép có dùng cho nhiều sản phẩm được không?

Giấy phép ATTP thường gắn với điều kiện hoạt động của cơ sở, không phải từng sản phẩm riêng lẻ.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cần bảo đảm các sản phẩm sản xuất nằm trong phạm vi hoạt động thực tế và phù hợp với điều kiện đã được thẩm định.

Mỗi sản phẩm có phải công bố riêng không?

Việc có cần công bố riêng hay không phụ thuộc vào mức độ khác biệt giữa các sản phẩm.

Các sản phẩm khác nhau về:

Thành phần.

Công thức.

Tính chất.

Nhóm sản phẩm.

có thể cần hồ sơ công bố riêng để bảo đảm tính chính xác.

Có nên thuê dịch vụ thực hiện trọn gói?

Doanh nghiệp có thể tự thực hiện nếu có nhân sự am hiểu quy định.

Tuy nhiên, dịch vụ trọn gói phù hợp khi doanh nghiệp:

Chưa có kinh nghiệm xử lý hồ sơ.

Có nhiều sản phẩm cần công bố.

Cần tư vấn điều kiện cơ sở.

Muốn giảm rủi ro bị yêu cầu sửa đổi.

Chiến lược pháp lý giúp doanh nghiệp đưa sản phẩm ra thị trường nhanh hơn

Thực hiện đúng trình tự thủ tục

Sai thứ tự thực hiện là nguyên nhân khiến nhiều doanh nghiệp mất thêm thời gian.

Doanh nghiệp nên xây dựng lộ trình gồm:

Xác định loại sản phẩm.

Kiểm tra điều kiện cơ sở.

Chuẩn bị hồ sơ pháp lý.

Kiểm nghiệm sản phẩm.

Hoàn thiện công bố và nhãn hàng hóa.

Chuẩn hóa hồ sơ ngay từ đầu

Một bộ hồ sơ tốt cần thống nhất giữa:

Giấy đăng ký kinh doanh.

Hồ sơ ATTP.

Kết quả kiểm nghiệm.

Nhãn sản phẩm.

Hồ sơ công bố.

Việc chuẩn hóa từ đầu giúp hạn chế việc sửa đổi nhiều lần.

Kết hợp kiểm nghiệm và xây dựng nhãn song song

Trong quá trình chuẩn bị công bố, doanh nghiệp nên thực hiện đồng thời:

Lựa chọn chỉ tiêu kiểm nghiệm.

Xây dựng nội dung nhãn.

Chuẩn bị thông tin sản phẩm.

Cách làm này giúp rút ngắn thời gian đưa sản phẩm ra thị trường.

Chuẩn bị cho việc phân phối vào siêu thị

Nếu có kế hoạch đưa sản phẩm vào hệ thống bán lẻ lớn, doanh nghiệp nên chuẩn bị sớm:

Hồ sơ pháp lý.

Hồ sơ chất lượng.

Mã số mã vạch.

Truy xuất nguồn gốc.

Quy cách đóng gói.

Nhiều doanh nghiệp chỉ gặp khó khăn khi đã có đơn hàng nhưng thiếu hồ sơ đáp ứng yêu cầu của nhà phân phối.

Sẵn sàng cho hoạt động xuất khẩu

Đối với doanh nghiệp định hướng xuất khẩu, cần chuẩn bị thêm:

Tiêu chuẩn thị trường nhập khẩu.

Hồ sơ kỹ thuật sản phẩm.

Chứng từ nguồn gốc.

Yêu cầu ghi nhãn.

Chứng nhận chuyên biệt nếu cần.

Việc chuẩn bị sớm giúp tránh phải thay đổi sản phẩm khi đã tiếp cận khách hàng nước ngoài.

Dịch vụ giấy phép ATTP và công bố sản phẩm trọn gói tại Gia Minh

Tư vấn xác định đúng loại thủ tục

Gia Minh hỗ trợ doanh nghiệp xác định:

Sản phẩm thuộc nhóm nào.

Cần tự công bố hay đăng ký bản công bố.

Có cần giấy phép ATTP hay không.

Các thủ tục cần thực hiện tiếp theo.

Việc xác định đúng ngay từ đầu giúp tiết kiệm thời gian và chi phí.

Khảo sát cơ sở sản xuất

Đối với doanh nghiệp sản xuất trực tiếp, Gia Minh hỗ trợ đánh giá:

Nhà xưởng.

Máy móc.

Quy trình sản xuất.

Điều kiện vệ sinh.

Hồ sơ hiện có.

Từ đó đưa ra phương án hoàn thiện phù hợp.

Soạn hồ sơ xin giấy phép ATTP

Gia Minh hỗ trợ chuẩn bị:

Đơn đề nghị cấp giấy chứng nhận.

Hồ sơ pháp lý cơ sở.

Sơ đồ mặt bằng.

Quy trình sản xuất.

Hồ sơ nhân sự.

Tài liệu phục vụ thẩm định.

Thực hiện kiểm nghiệm sản phẩm

Dịch vụ hỗ trợ:

Tư vấn chỉ tiêu kiểm nghiệm.

Chuẩn bị mẫu.

Gửi mẫu đến phòng thử nghiệm.

Theo dõi kết quả.

Mục tiêu là bảo đảm kết quả kiểm nghiệm phù hợp với hồ sơ công bố.

Soạn hồ sơ tự công bố hoặc đăng ký bản công bố

Gia Minh hỗ trợ hoàn thiện hồ sơ theo từng nhóm sản phẩm:

Sản phẩm sản xuất trong nước.

Sản phẩm nhập khẩu.

Sản phẩm gia công.

Sản phẩm thương hiệu riêng.

Tư vấn thiết kế nhãn đúng quy định

Hỗ trợ rà soát:

Tên sản phẩm.

Thành phần.

Hướng dẫn sử dụng.

Bảo quản.

Thông tin doanh nghiệp.

Nội dung thể hiện trên bao bì.

Đại diện làm việc với cơ quan nhà nước

Gia Minh hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình:

Nộp hồ sơ.

Theo dõi xử lý.

Bổ sung hồ sơ khi cần.

Làm việc với cơ quan có thẩm quyền.

Hỗ trợ sau khi sản phẩm lưu hành

Sau khi sản phẩm ra thị trường, Gia Minh tiếp tục hỗ trợ:

Cập nhật hồ sơ khi thay đổi sản phẩm.

Tư vấn kiểm nghiệm định kỳ.

Rà soát nhãn mới.

Tư vấn truy xuất nguồn gốc.

Hoàn thiện hồ sơ khi thanh tra, kiểm tra.

Việc xây dựng hệ thống hồ sơ pháp lý đầy đủ ngay từ đầu giúp doanh nghiệp không chỉ đưa sản phẩm ra thị trường nhanh hơn mà còn tạo nền tảng để mở rộng kinh doanh lâu dài.

Giấy phép an toàn thực phẩm và công bố sản phẩm là hai yêu cầu pháp lý có vai trò bổ trợ cho nhau trong quá trình sản xuất, kinh doanh và phân phối thực phẩm. Việc xác định đúng trường hợp phải xin giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm, thực hiện tự công bố hoặc đăng ký bản công bố sản phẩm sẽ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định, hạn chế rủi ro pháp lý và thuận lợi trong hoạt động kinh doanh.